INTRODUÇÃO

Uma importante área dentro de qualquer empresa, seja ela pública ou privada, é o almoxarifado e nesse setor estão alojados itens que serão vendidos ou utilizados pela empresa. Tais itens não podem ser alocados de forma desorganizada, sem critérios técnicos e sem o devido registro.  

O setor tem funções específicas que exigem procedimentos a serem seguidos e avaliados, de modo a garantir uma atuação eficiente e eficaz. Dentre essas funções, destacam-se as atividades de recebimento, armazenagem, distribuição e controle de estoque, a qual será o tema deste artigo (Fenili, 2016). 

No caso de uma empresa pública, existem alguns cuidados específicos para esse setor, principalmente na área contábil, onde se realiza um processo licitatório para obtenção de produtos, e o servidor do setor deve se ater às quantidades e valores definidos nesse processo (Trilha ; Nunes, 2017). Mas tanto empresas públicas quanto as privadas necessitam evitar perdas ou desabastecimento, bem como o correto registro de entrada e saída dos materiais, além de saber o momento certo de pedi-los junto aos fornecedores. Trata-se, portanto, do controle de estoque. 

Para se realizar essa função, faz-se necessária a adoção de uma importante aliada: a informática. Controlar os dados do almoxarifado de maneira manual é uma atividade delicada, pois dependendo do tipo de empresa ou do tamanho de seu estoque, torna-se uma tarefa praticamente impossível de realizar corretamente, gerando prejuízo ao erário público (Lucas; Queiroz, 2014).

METODOLOGIA

Esta pesquisa adota uma abordagem qualitativa, de natureza exploratória, fundamentada em revisão bibliográfica. O estudo tem como foco a identificação e análise das principais características de ferramentas de informática aplicadas ao controle de estoques em órgãos públicos, com base em conceitos teóricos e estudos de caso. Busca-se evidenciar as vantagens e desvantagens associadas a cada ferramenta analisada, contribuindo para a compreensão de sua eficácia na gestão pública de materiais.

O estudo está estruturado em duas partes: a primeira aborda os fundamentos teóricos do estoque e do controle de estoque e sua relevância estratégica na gestão organizacional; a segunda analisa a informatização desses processos, destacando os benefícios operacionais e as limitações enfrentadas na adoção de tecnologias nos contextos da Administração Pública.

REFERENCIAL TEÓRICO

ESTOQUE

Fenili (2016) define estoque como sendo toda e qualquer porção armazenada de material, de forma adequada, com valor econômico para a organização, que é reservada para emprego em momento futuro, quando se mostrar necessária às atividades da empresa. Ele possui várias funções como: precaução, amparo de imprevistos e controle (Freitas et al. 2020).

Uma outra definição de estoque diz que eles são acumulados com a finalidade de assegurar a continuidade das operações organizacionais, compensando a incerteza na previsão da demanda e garantindo o atendimento regular às necessidades dos usuários. (Oliveira; Silva, 2014). 

Um relato da historicidade e importância do estoque é encontrado na Bíblia (Bíblia. 2003), onde José, ao prever que o Egito passaria por um período de seca após um período de abundância, decide armazenar parte da produção durante o período de abundância para que supra quando necessitar. Tal registro é importante para demonstrar que o conceito é antigo e que tem papel importante na administração como forma de antecipação frente às adversidades.

Para se manter o estoque, haverá custos e não é só o valor do produto em si que conta; diversos fatores aumentam seu custo para a administração: Armazenagem, segurança, obsolescência, transporte e manuseio, além de perdas (Martins, 2015).

CONTROLE DE ESTOQUE

Controle de estoques é definindo como sendo o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos numa empresa (Oliveira; Silva, 2014).

Conforme Santos et al. (2014), a gestão eficiente de materiais consiste em assegurar o fornecimento do insumo adequado, no momento oportuno e no local correto, com o menor custo possível. Os recursos financeiros economizados por meio desse processo podem ser realocados para outras finalidades estratégicas dentro da instituição, contribuindo para a otimização do uso do capital disponível.

Já o controle de materiais em órgãos públicos é impactado por variáveis externas ao gestor do almoxarifado, especialmente devido à obrigatoriedade das aquisições por meio de licitação. Tal exigência implica em prazos de reposição imprevisíveis, influenciados por fatores como atrasos administrativos, limitações orçamentárias, decisões judiciais e rescisões contratuais. Esses entraves afetam diretamente a acuracidade dos saldos de estoque, além de dificultar o controle de materiais ociosos, obsoletos ou excedentes. (Trilha; Nunes, 2017).

Uma consideração relevante sobre o tema é apresentada por Oliveira e Moraes Júnior (2024), ao destacarem a importância da utilização eficaz dos controles internos de estoque. Segundo os autores, é imprescindível que o gestor tenha acesso a informações detalhadas desses controles, de modo a possibilitar a análise comparativa entre os desembolsos efetuados e o consumo registrado no mesmo período. Essa análise permite a identificação de aquisições realizadas sem o devido planejamento, comprometendo a eficiência na gestão dos recursos; sendo assim, o controle deve ser rigoroso e não deve ser interpretado como um excesso de burocracia (Siqueira et al, 2017).

TECNOLOGIA NO CONTROLE DE ESTOQUE

A utilização de tecnologias no gerenciamento de estoque visa aprimorar a eficiência operacional do setor de almoxarifado, por meio da automação de processos anteriormente executados manualmente. Essa modernização contribui para a redução do tempo de execução das atividades e proporciona maior agilidade e precisão no acesso às informações relativas aos dados de estoque e melhoria dos serviços e o aperfeiçoamento dos processos organizacionais (Cavalcante et al, 2022).

A tecnologia constitui um instrumento estratégico pois a integração de TI no setor de estoque não apenas racionaliza os processos internos, mas também potencializa a tomada de decisões estratégicas, ao garantir maior precisão no controle e monitoramento dos insumos., sendo que a maioria das organizações já utiliza recursos de informática como base para a gestão de suas atividades, conforme apontam Lucas e Queiroz (2014).

A escolha do sistema de gestão deve considerar prioritariamente a aderência às necessidades operacionais e estratégicas da organização, e não apenas sua popularidade ou destaque no mercado. No âmbito da gestão de estoques, o uso de tecnologias visa aprimorar o planejamento, a tomada de decisão e a eficiência operacional, promovendo maior controle e previsibilidade dos recursos (Lima, 2022).

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO CONTROLE DE ESTOQUE

De acordo com Viana (2010), os avanços promovidos pela informatização estimularam o desenvolvimento de soluções tecnológicas específicas para a gestão de estoques, resultando em softwares acessíveis, de fácil utilização e adaptáveis às necessidades das organizações, tanto públicas quanto privadas.

Conforme Araújo (2020), ao implantar um sistema informatizado de controle de estoques, é imprescindível que ele seja capaz de realizar cálculos como taxa de ocupação do almoxarifado, giro de estoque, índices de avarias, estoque de segurança e periodicidade de revisão. A correta parametrização desses indicadores é fundamental para garantir a continuidade das atividades institucionais e o atendimento eficaz às demandas dos usuários internos.

Conforme Costa (2009), a implantação de sistemas informatizados pode ser dificultada por diversos fatores, que podem ser classificados em humanos e operacionais.

O mercado dispõe de diversas soluções desenvolvidas por empresas especializadas em sistemas de controle de materiais, o que se apresenta como alternativa viável para órgãos que não possuem profissionais de tecnologia da informação capacitados para o desenvolvimento interno de tais ferramentas (Gomes, 2016).

No âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, bem como nas empresas estatais dependentes, existe o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIADS), desenvolvido pela Secretaria do Tesouro Nacional em parceria com o SERPRO (Brasil, 2020).

PLANILHAS ELETRÔNICAS

Planilhas eletrônicas são programas destinados à armazenagem, manipulação e exibição de dados em uma tabela. Possuem espaços chamados células, onde são inseridos textos, números e fórmulas e o seu conteúdo pode ser introduzido diretamente pelo usuário ou por meio de fórmulas, também denominadas de funções (Rocha, 2014). 

Uma alternativa ao sistema pago são as planilhas eletrônicas. (Steca, 2019). Através delas, faz-se possível automatizar cálculos estatísticos, gerar estimativas de consumo, estimativas de gastos futuros e calcular com precisão as aquisições de materiais para o estoque, além de possibilitar maior precisão na tomada de decisões para a compra de materiais (Correa. 2016). 

Os principais pontos negativos quanto à implementação das planilhas são: Possibilidades de erro humano (Powell; Baker; Lawson, 2009); Lentidão no abastecimento da planilha (Fragata; Oliveira, 2023); Falta de conectividade (Santos, 2015); Risco de segurança e perda de dados (Santos, 2017); Dificuldade de gerar relatórios (Pessoa; Loos, 2017).

CÓDIGO DE BARRAS

É um sistema baseado na gravação de informações codificadas em barras impressas sequencialmente sobre uma superfície, associadas a informações binárias, interpretados por leitores ópticos, identifica quaisquer itens, seja um documento ou produto (Milies, 2006). 

Franco e De Oliveira (2023) enfatizam a importância da utilização da tecnologia de código de barras no controle de estoques, destacando sua contribuição para o aumento da rastreabilidade e da acurácia nas movimentações de materiais. 

Por outro lado, conforme alertam Mendes et al. (2023), a implementação dessa tecnologia envolve investimentos financeiros expressivos, o que constitui um dos principais obstáculos à sua adoção em ambientes da administração pública.

SISTEMAS WMS

Esse sistema tem como principal objetivo otimizar tanto as atividades operacionais quanto administrativas dentro do processo de armazenagem, promovendo uma gestão integrada que vai desde o recebimento de mercadorias até a expedição e inventário, o que evidencia o papel estratégico do WMS na logística, ao buscar a maximização dos recursos e a redução de desperdícios, especialmente de tempo e mão de obra (Viana, 2013).

Essa ferramenta é estudada por Dos Santos Botelho et al. (2019) e Benhame e Almeida (2016), que discutem a utilização de sistemas WMS (Warehouse Management System) como ferramentas tecnológicas voltadas à gestão de estoques em ambientes de armazenagem em armazéns.  

A adoção do WMS é particularmente recomendada em ambientes com grande volume de itens armazenados, pois permite a rápida localização de produtos e a racionalização do fluxo de entrada e saída de materiais. Contudo, a implementação desse tipo de sistema enfrenta limitações importantes, conforme apontado por Soares (2013): Altos custos de aquisição e manutenção da tecnologia; a resistência à mudança organizacional; e a escassez de profissionais qualificados para operar o sistema.

DISCUSSÕES

Ao se analisar o conceito de estoque, identificam-se características essenciais, como a adequada forma de armazenamento e seu valor econômico. No contexto da administração pública, esse valor corresponde a recursos públicos, os quais devem ser geridos com responsabilidade e zelo tanto pelos servidores responsáveis quanto pelos gestores. A organização é um elemento fundamental para a eficiência na gestão de estoques. Diferencia-se, assim, do depósito, entendido como um espaço desordenado em que materiais são alocados sem critérios técnicos, assemelhando-se ao descarte de entulhos, sem qualquer controle ou sistematização.

O almoxarifado de um órgão público deve, portanto, comportar esse material de maneira organizada, onde se mantenham suas características e que que ele possa ser encontrado facilmente dentro do setor para ser distribuído quando for solicitado. Também precisa se precaver de situações aversas de desabastecimento. 

No setor privado os fornecedores ao não disponibilizarem os produtos ficam apenas sem receber, entretanto, no setor público eles são obrigados a fornecer os materiais que se propuseram em licitação; ou pelo menos substituírem por outro, desde que a qualidade e características sejam semelhantes para que não haja prejuízo ao erário público. Cabe ao gestor avaliar cada situação. 

Um ponto importante é que o estoque será formado por material que será usado direta ou indiretamente pela empresa, pois poderá servir de matéria-prima para fabricação de determinados produtos ou dos mesmos já feitos. Apesar de não se saber com exatidão sua demanda, é possível minimizar erros ao avaliar e quantificar esses materiais que serão utilizados de uma maneira bastante satisfatória através justamente de um controle de estoque bem feito, baseado em várias técnicas como curva ABC, na média de consumo e de fórmulas em planilhas eletrônicas ou sistemas informatizados  que auxiliem o gestor na tomada de decisões acerca do quantitativo de estoque e seu ponto de pedido, garantindo que não haja falta dos respectivos materiais.  

A gestão de estoques deve buscar o equilíbrio entre o excesso e a falta de itens, evitando tanto o desperdício por obsolescência quanto o desabastecimento que comprometa a continuidade das atividades. Seja no fornecimento de materiais de consumo e expediente para órgãos públicos, seja no controle de insumos e produtos em ambientes produtivos, é essencial que o gestor compreenda que os recursos estocados representam capital público. Portanto, sua administração deve ser pautada pela eficiência, responsabilidade fiscal e alinhamento às necessidades operacionais.

O servidor responsável pelo almoxarifado não possui competência direta para a aquisição dos bens destinados ao abastecimento do setor. Compete a esse setor, contudo, fornecer dados precisos sobre o consumo anual dos materiais, bem como estimativas de demanda para o exercício subsequente, a fim de subsidiar o setor de licitações, o qual realizará a compra mediante processos estabelecidos em lei. O processo licitatório pode ser iniciado no final do exercício anterior, com vigência prevista para o início do exercício seguinte. No entanto, é comum que tais procedimentos tenham início apenas no decorrer do novo exercício, estendendo-se por vários meses e diversos fatores podem comprometer a celeridade e a conclusão do processo licitatório, como a ausência ou inadequação da documentação apresentada pelas empresas participantes, ocasionando atrasos que impactam diretamente o abastecimento do almoxarifado. 

O controle de estoque deve ser acompanhado por uma constante ação de controle interno. O gestor deve acompanhar e comparar os valores das licitações em relação aos obtidos no controle de estoque. A elaboração de relatórios se faz bastante necessária e deve constar os dados de entrada/saída de produtos, devendo estar acompanhada dos valores disponíveis dentro do processo licitatório. A partir desse acompanhamento, ele poderá constatar a compra de produtos que foram pouco utilizadas, bem como verificar se os valores estão dentro do limite contábil do processo licitatório.

No contexto da administração pública, o uso de tecnologias da informação deve ser incentivado como ferramenta de apoio à melhoria do desempenho institucional. Especificamente no setor de almoxarifado, a informatização do controle de estoques contribui para uma gestão mais eficiente e eficaz, possibilitando maior precisão na obtenção e no monitoramento de dados referentes aos materiais armazenados. Isso permite aos gestores um melhor embasamento para a tomada de decisões, considerando variáveis como níveis de estoque, controle contábil, prazos de validade e demais informações relevantes.

Softwares voltados à gestão de estoques desempenham um papel estratégico nas organizações públicas, ao contribuírem significativamente para o aumento da eficiência operacional. Essas ferramentas possibilitam a geração de dados precisos, minimizando perdas e falhas associadas a erros humanos, além de viabilizarem o monitoramento contínuo da movimentação de materiais, a elaboração de relatórios gerenciais e a previsão de demanda — elementos fundamentais para o planejamento logístico. 

Entretanto, a adoção desses sistemas informatizados pode implicar desafios, especialmente no que se refere ao custo de aquisição, manutenção e à exigência de renovação contratual por meio de processos licitatórios periódicos. Caso uma nova empresa seja vencedora do certame, o órgão público poderá ter que arcar com novos treinamentos para capacitação dos servidores, o que implica em custos adicionais e, potencialmente, em descontinuidade operacional temporária.

Entre os fatores humanos, destacam-se a resistência às mudanças, a falta de compreensão sobre os benefícios da tecnologia, a ausência de qualificação adequada e o receio, por parte dos servidores (especialmente os contratados ou os efetivos com gratificações), de que a informatização possa representar uma ameaça à permanência no cargo ou à sua remuneração. Já entre os fatores operacionais, incluem-se a baixa qualidade da assistência técnica oferecida pelos fornecedores, a ausência de treinamento adequado durante a implantação do sistema e a insuficiência de capacitação técnica dos usuários para a utilização dos recursos disponibilizados.

Dessa forma, é imprescindível que os fornecedores dos sistemas garantam suporte técnico contínuo e treinamento adequado aos usuários, o que deve ser uma exigência prevista nos editais de licitação. Embora existam sistemas gratuitos disponíveis no mercado, a ausência de suporte e capacitação geralmente inviabiliza sua adoção no setor público.

No entanto, quando o órgão dispõe de equipe técnica qualificada, o desenvolvimento próprio de sistemas pode representar uma solução mais econômica a médio e longo prazo, embora envolva a necessidade de manter servidores especializados sob vínculo contratual permanente.

Para os entes da Administração Pública Federal o SIAD é disponibilizado gratuitamente. Contudo, os demais entes federativos têm acesso mediante pagamento, o que evidencia a inexistência de uma plataforma pública unificada e gratuita para todos os níveis de governo. A criação de um sistema nacional gratuito e padronizado poderia promover maior uniformidade nos procedimentos de controle de estoques e elevar os níveis de transparência e eficiência na gestão dos recursos públicos. 

Já por meio das planilhas eletrônicas, o servidor pode atuar de maneira independente das decisões do órgão no que tange ao gasto. Enquanto os sistemas são por decisão do gestor querer pagar, o uso da planilha eletrônica pode ser feito pelo próprio servidor do almoxarifado. 

As planilhas eletrônicas apresentam-se como uma alternativa de baixo custo para a gestão de estoques, uma vez que estão amplamente disponíveis nos computadores e demandam investimentos mínimos em capacitação para sua operação. Sua utilização offline também garante acessibilidade mesmo em ambientes com infraestrutura tecnológica limitada. Por meio de funções e fórmulas automatizadas, é possível realizar o controle de entradas, saídas e saldos de estoque, bem como o acompanhamento do valor contábil dos itens, o que se mostra especialmente útil no contexto dos processos licitatórios. 

Essa automação permite a elaboração de estimativas mais precisas sobre a demanda futura, contribuindo diretamente para o planejamento de aquisições e a otimização dos recursos públicos. Além disso, a flexibilidade na customização de modelos possibilita sua adaptação às especificidades de cada órgão, promovendo maior aderência às rotinas operacionais.

No que tange ao Sistema WMS, ele busca otimizar as operações logísticas, promovendo a redução dos níveis de estoque e proporcionando ao gestor maior controle por meio de informações mais precisas e em tempo real. Entre os benefícios observados, destacam-se a melhoria na qualidade e na agilidade das atividades do almoxarifado, tais como o recebimento, a estocagem, a separação e a expedição de materiais.

No contexto da administração pública, os obstáculos tornam-se ainda mais críticos. A efetiva utilização do WMS requer investimento contínuo em capacitação dos servidores, bem como adequações estruturais e tecnológicas. Ademais, sua aplicação mostra-se mais viável em órgãos que operam com estoques de grande porte e ampla demanda por espaço físico. Em almoxarifados de menor escala, a adoção do sistema pode ser economicamente inviável, gerando custos elevados sem retorno proporcional em eficiência operacional.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A Administração Pública dispõe de diversas ferramentas informatizadas voltadas ao controle de estoques, cada uma com características, vantagens e limitações específicas. A escolha da solução mais adequada exige dos gestores públicos conhecimento técnico sobre essas tecnologias, de modo a alinhar sua implementação às necessidades operacionais do órgão, aos requisitos legais e às restrições orçamentárias. A seleção criteriosa contribui para a eficiência na gestão de materiais, a transparência na utilização dos recursos públicos e a melhoria nos processos logísticos institucionais. 

Existem sistemas de controle gratuitos encontrados, mas eles não disponibilizam suporte, sendo mais interessante aos órgãos sua contratação mediante processo licitatório. A empresa poderá criar seu próprio sistema, mas terá que ter em seu corpo de servidores os técnicos de informática capazes de criá-los e mantê-los e arcar com os gastos salariais. 

Planilhas eletrônicas são gratuitas, mas apresentam algumas fragilidades de manutenção dos dados que podem comprometer sua utilização. Mas apesar dessas fragilidades, são uma alternativa viável, principalmente em almoxarifados de pequeno porte; em empresas de grande porte, com grande quantidade de entrada e saída de materiais e com grande quantidade de produtos armazenados, essa ferramenta pode apresentar diversas falhas na manutenção dos dados.

Código de barras poderá ser bastante eficaz no controle dos estoques de pequenas, médias e grandes empresas, sendo mais ágil e confiável do que as planilhas, mas a empresa terá que arcar com gastos para compra dos leitores e impressoras dos códigos ou com empresas que os forneçam juntamente com sistemas.

Sistema WMS possui entre seus pontos positivos o fato de se permitir o acesso rápido aos produtos, mesmo diante de um grande estoque. São mais recomendados para grandes almoxarifados, que possuem grande área e grandes quantidades de produtos em estoque seu principal problema está no custo elevado.

Com base em revisão bibliográfica, observa-se que os órgãos públicos utilizam predominantemente planilhas eletrônicas ou sistemas informatizados para a gestão de estoques. A partir da análise comparativa entre essas duas ferramentas, foram identificadas as seguintes características distintivas:

As planilhas eletrônicas apresentam maior suscetibilidade a erros humanos, enquanto os sistemas informatizados demonstram menor propensão a tais falhas; Há um risco elevado de perda de dados em planilhas, diferentemente dos sistemas, que oferecem maior segurança na integridade das informações; As planilhas demandam menor suporte técnico para sua utilização, ao passo que os sistemas requerem suporte técnico especializado; O investimento financeiro necessário para a implantação de sistemas informatizados é substancialmente superior ao requerido pelas planilhas eletrônicas, que apresentam baixo custo inicial; A velocidade de alimentação e atualização de dados é inferior nas planilhas, dado seu caráter manual, enquanto os sistemas operam de forma automatizada e mais ágil; O nível de capacitação exigido dos servidores públicos é menor no uso de planilhas, sendo mais elevado nos sistemas devido à sua complexidade operacional.

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